🎓 Ausbildungsmanagement

Ärztliche Weiterbildung verwalten

Standard-Admin: admin / admin123

🎓 Ausbildungsmanagement

Dashboard

⏳
-
Bald endende Rotationen
🔄
-
Aktuelle Rotationen
📅
-
Geplante Rotationen
⚠️
-
Überfällig / abzuschließen
✅
-
Abgeschlossen (Jahr)
⏰
-
Anstehende Evaluierungen
🚨
-
Burnout-Warnungen

Bald endende Rotationen

Rotationsärzte / Gastärzte

Rasterzeugnisse

Eigene Assistenzärzte

🚧 Dieses Modul wird in der nächsten Version implementiert.

Hier werden Sie Ihre eigenen Assistenzärzte mit vollständigem Ausbildungsplan verwalten können.

Einstellungen

Abteilungen

📧 Benachrichtigungen

Wer wird benachrichtigt, wenn eine Ärzt:in ein Rasterzeugnis einreicht (Status „Zur Prüfung")? Die Adressen je Abteilung verwalten Sie oben unter Abteilungen → Sekretariat-E-Mail(s).

Ausbildungsverantwortliche (Oberärzte)

👥 Benutzerverwaltung

Verwalten Sie hier die Benutzer und deren Zugriffsrechte.

📖 Handbuch

Wer macht was im Ausbildungsmanagement – von der Anlage bis zur Archivierung. Die Farbe der Markierung zeigt die zuständige Rolle. Tippen Sie auf einen Schritt, um die Anleitung zu öffnen.

Über das Auswahlfeld oben (Alle Abteilungen / Allgemein-Viszeralchirurgie / Orthopädie & Traumatologie) lässt sich die gesamte Ansicht auf eine Abteilung einschränken – reine Anzeige, die Rechte bleiben unverändert (zum Einspringen einfach auf „Alle Abteilungen“ wechseln).

Sekretariat AOA · Ärztl. Ausbildungsleitung Rotationsärzt:in · Zugangslink AV · Ausbildungsverantwortliche ÄDir · Ärztl. Direktion

Prozess: Rasterzeugnis

1
Rotationsärzt:in & Ausbildungsabschnitte anlegen
Stammdaten, Zeitraum und die einzelnen Ausbildungsabschnitte erfassen.
SekretariatAOA
Rotationsärzt:in mit Stammdaten anlegen und die Ausbildungsabschnitte (Abteilung/Zeitraum) erfassen.
  1. Reiter „Rotationsärzte“ → „+ Neu anlegen“.
  2. Persönliche Daten, Rotationstyp und Rotationsziel (aus Liste wählen oder frei eingeben) erfassen, speichern.
  3. Im Detail der Person → Tab „Ausbildungsabschnitte“ → „Abschnitt hinzufügen“ (Abteilung, Zeitraum, Verantwortliche:r).
  4. Der Status (Geplant / Laufend / Überfällig) wird automatisch aus Beginn & Ende abgeleitet; manuell wählbar sind nur „Pausiert“ / „Abgebrochen“. „Abgeschlossen“ erfolgt über „Abschnitt abschließen“.
↓
2
Rasterzeugnis erstellen
Neues Rasterzeugnis zu einem Abschnitt anlegen – durch Sekretariat oder AOA.
SekretariatAOA
Zu einem Ausbildungsabschnitt ein neues Rasterzeugnis anlegen.
  1. Im Personendetail beim Abschnitt „Rasterzeugnis erstellen“ (oder Reiter „Rasterzeugnisse“).
  2. Typ (BASIS, SFG/SFS, AM …) und Abteilung wählen, Zeitraum prüfen.
  3. Speichern → Status „Offen“. Ein Zugangslink wird erzeugt.
Offen
↓
3
Generalien ausfüllen / Zugangslink senden
Generalien (Stammdaten) erfassen und der Ärzt:in den Zugangslink zum Ausfüllen senden.
SekretariatAOA
📧 Die Ärzt:in erhält den Zugangslink per E-Mail (oder Link kopieren).
🔔 Erinnerung „Zugangslink senden“ erscheint ab Rotationsbeginn, bis der Link gesendet ist; am Starttag öffnet sich das Mail-Fenster automatisch. Pro RA mit 🔕 dauerhaft ausblendbar.
📋 Dashboard-Aufgabe: Sekretariat (Offen)
Generalien erfassen und der Ärzt:in den Zugangslink zum Ausfüllen senden.
  1. Rasterzeugnis öffnen → „📝 Öffnen“ / Formular.
  2. Generalien (Name, Geburtsdatum, Zeitraum, Krankenanstalt …) ausfüllen, speichern.
  3. Zugangslink per „📋“ kopieren oder per „📧“ an die Ärzt:in senden. Nur der Mail-Versand beendet die Erinnerung.
Offen
↓
4
Formular ausfüllen (über Zugangslink)
Die Ärzt:in füllt die freigegebenen Felder über den Zugangslink aus; Sekretariat/AOA können auch in der App ausfüllen.
Rotationsärzt:in (Link)AOA
Die Ärzt:in füllt das Formular über den Zugangslink aus; alternativ in der App.
  1. Ärzt:in öffnet den Link (Turnusarzt-Portal) und füllt die freigegebenen Felder aus.
  2. Zwischenspeichern ist möglich → Status „In Bearbeitung“.
  3. Alternativ in der App: „📝 Formular … bearbeiten“.
In Bearbeitung
↓
5
Einreichen
Die Ärzt:in schließt das Formular über den Zugangslink ab und reicht es ein – dabei wird ihre Unterschrift erfasst. Hat der RA vor Ort ausgefüllt, kann Sekretariat/AOA „im Auftrag“ einreichen.
Rotationsärzt:in (Link)SekretariatAOA
📧 Bei der Einreichung wird das Sekretariat automatisch per E-Mail benachrichtigt (Adressen je Abteilung + Versandmodus: siehe Einstellungen).
Die Ärzt:in schließt ab und reicht ein (Unterschrift wird erfasst); alternativ reicht Sekretariat/AOA „im Auftrag“ ein. Das Sekretariat wird per E-Mail benachrichtigt.
  1. Im Portal alle Punkte vollständig ausfüllen.
  2. „Einreichen“ bestätigen (Ort/Datum, Unterschrift).
  3. Alternativ in der App (RA hat vor Ort ausgefüllt): im Rasterzeugnis „✓ Im Auftrag einreichen → Zur Prüfung“ – die Bestätigung wird mit Audit-Vermerk (welcher Benutzer) gespeichert.
  4. Status wechselt auf „Zur Prüfung“ – das Sekretariat wird per E-Mail benachrichtigt und erhält die Dashboard-Aufgabe.
Zur Prüfung
↓
6
Prüfung & Freigabe
Das Sekretariat kontrolliert die von ihm geführten Angaben – insbesondere Abwesenheiten/Krankenstände (Verhinderungs- und Unterbrechungszeiten, Punkte 7 & 9) – und gibt anschließend zur Unterschrift frei.
Sekretariat
📧 E-Mail-Benachrichtigung bei Einreichung + 📋 Dashboard-Aufgabe: Sekretariat (Zur Prüfung)
Sekretariat kontrolliert (v. a. Abwesenheiten Pkt. 7 & 9) und gibt frei.
  1. Rasterzeugnis öffnen (Dashboard-Aufgabe „Zur Prüfung“ oder Liste).
  2. „📝 Formular prüfen / bearbeiten“ – Punkte 2–13, besonders Verhinderungs-/Unterbrechungszeiten (7 & 9), ggf. korrigieren.
  3. „✅ Prüfung bestätigen & freigeben“ → Status „Freigegeben“.
Freigegeben
↓
7
Kontrolle & Unterschrift
Die/der Ausbildungsverantwortliche (AV/AOA) kontrolliert das gesamte Rasterzeugnis (Formular, Lernziele, Evaluierungen) und unterschreibt. Mit der zweiten Unterschrift wird der Zugangslink der Ärzt:in deaktiviert.
AVAOA
📋 Dashboard-Aufgabe: AV/AOA (Freigegeben)
📧 Nach der Unterschrift wird das Sekretariat per E-Mail zur Archivierung benachrichtigt.
AV/AOA prüft das gesamte Rasterzeugnis und unterschreibt.
  1. Rasterzeugnis öffnen (Dashboard-Aufgabe „Unterschrift erforderlich“).
  2. Formular, Lernziele und Evaluierungen prüfen („📝 Formular prüfen“, „📄 PDF erzeugen (Vorschau)“).
  3. „✍️ Unterschreiben“ → mit der zweiten Unterschrift Status „Unterschrieben“, Zugangslink wird deaktiviert.
Unterschrieben · Zur Archivierung
↓
8
Drucken → Unterschrift(en) → scannen
PDF drucken, physisch unterschreiben lassen und einscannen. Je nach Rasterzeugnis-Typ: bei der Basisausbildung unterschreibt die Ärztliche Direktion (ÄDir); bei Sonderfach (SFG/SFS) und Allgemeinmedizin (AM) unterschreiben gemäß den Unterschriftsfeldern des Formulars die/der Ausbildungsverantwortliche (Primar:ia) und die/der Ausbildungsassistent:in (AOA).
SekretariatÄDir (BASIS)Primar:ia (SF/AM)AOA (SF/AM)
PDF erzeugen, ausdrucken, physisch unterschreiben lassen und einscannen.
  1. „📄 PDF erzeugen (zum Ausdrucken)“ → ausdrucken.
  2. Physische Unterschrift – je nach Typ: BASIS → Ärztliche Direktion; SFG/SFS & AM → Ausbildungsverantwortliche:r (Primar) + Ausbildungsassistent:in (AOA).
  3. Unterschriebenes Dokument scannen → „📤 Gescanntes PDF hochladen“.
Zur Archivierung
↓
9
Archivieren
Gescanntes, unterschriebenes PDF hochladen und archivieren.
Sekretariat
📋 Dashboard-Aufgabe: Sekretariat (Zur Archivierung)
📧 Die Ärzt:in wird optional per E-Mail über die Archivierung benachrichtigt.
Gescanntes, unterschriebenes PDF hochladen und archivieren.
  1. Sicherstellen, dass das gescannte PDF hochgeladen ist.
  2. „🗂️ Archivieren“ klicken.
  3. Status „Archiviert“ – das Dokument ist gesperrt; eine spätere Korrektur ist nur über den kontrollierten Korrektur-Ablauf möglich (siehe Schritt 10).
Archiviert
↓
10
Nachträgliche Korrektur (bei Bedarf)
Korrektur eines bereits archivierten Rasterzeugnisses – z. B. Anforderung der Ärztekammer, Datums-/Feldkorrektur oder fehlende/zusätzliche Unterschrift. Erzeugt eine neue datierte Archiv-Version; die bisherige bleibt erhalten.
SekretariatAOA
Archiviertes Rasterzeugnis korrigieren und als neue datierte Version erneut archivieren.
  1. Im archivierten Rasterzeugnis „✏️ Korrektur starten“ → Passwort eingeben.
  2. Formular korrigieren („📝 Formular bearbeiten“ – mit den archivierten Werten vorbefüllt) und/oder neuen unterschriebenen Scan hochladen.
  3. „🗂️ Erneut archivieren – neue Version“ → Korrekturgrund wählen (Pflicht) → „🗂️ Neue Version archivieren“.
  4. Die bisherige Version bleibt als datierte Variante einsehbar; rechtsverbindlich ist die jüngste. „Korrektur abbrechen“ verwirft die laufende Korrektur ohne neue Version.
Archiviert · neue Version

Evaluierung – Parallel-Prozess

Läuft periodisch während der Rotation – unabhängig vom Rasterzeugnis-Status. Die dokumentierten Evaluierungen sind Teil des Rasterzeugnisses und werden bei der Kontrolle (Schritt 7) mitgeprüft.

A
Termin vereinbaren
Datum und Ort des Evaluierungsgesprächs festlegen.
AOA
📧 RA und AV werden per E-Mail über den Termin informiert.
Datum und Ort des Evaluierungsgesprächs festlegen.
  1. Im Personendetail → Tab „Ausbildungsabschnitte“ → beim Abschnitt „📂 Inhalte dieses Ausbildungsabschnitts“ aufklappen → „+ Termin“.
  2. Datum, Uhrzeit und Ort eintragen, speichern.
  3. Per „📧“ RA und AV über den Termin informieren.
↓
B
Selbsteinschätzung
Die Ärzt:in füllt die Selbsteinschätzung über den Zugangslink aus.
Rotationsärzt:in (Link)
📧 Die Ärzt:in erhält den Link per E-Mail.
Die Ärzt:in füllt die Selbsteinschätzung über den Zugangslink aus.
  1. Ärzt:in öffnet den Link.
  2. Selbsteinschätzung ausfüllen und speichern.
↓
C
Evaluierungsgespräch
Vollständige Evaluierung oder kurzes Zwischengespräch dokumentieren.
AOA
Vollständige Evaluierung oder kurzes Zwischengespräch dokumentieren.
  1. Im Personendetail → Tab „Ausbildungsabschnitte“ → beim Abschnitt „📂 Inhalte dieses Ausbildungsabschnitts“ aufklappen → „+ Vollständige Evaluierung“ oder „+ Kurzes Zwischengespräch“.
  2. Bewertungen, Burnout-Stufe und Notizen erfassen, speichern.
↓
D
Unterschriften
Ärzt:in (per Zugangslink) und AV unterschreiben die Besprechung.
Rotationsärzt:in (Link)AV
📧 Die Ärzt:in erhält den Unterschrifts-Link per E-Mail.
Ärzt:in (per Link) und AV unterschreiben die Besprechung.
  1. Ärzt:in unterschreibt über den Zugangslink.
  2. AV unterschreibt in der App („✅ AV“).

Gut zu wissen

  • Ein Rasterzeugnis braucht zwei In-App-Unterschriften: die Ärzt:in bei der Einreichung (Schritt 5) und die/der Ausbildungsverantwortliche bei der Kontrolle (Schritt 7). Erst mit beiden wird der Status „Unterschrieben".
  • Die physische Schluss-Unterschrift (Schritt 8) hängt vom Rasterzeugnis-Typ ab: Basisausbildung → Ärztliche Direktion (ÄDir); Sonderfach (SFG/SFS) und Allgemeinmedizin (AM) → Ausbildungsverantwortliche:r (Primar:ia) und Ausbildungsassistent:in (AOA) gemäß den Unterschriftsfeldern des Formulars.
  • Eine abgeschlossene Rotation ist schreibgeschützt. Zum Bearbeiten/Reaktivieren über „✏️ Bearbeiten" das Passwort erneut eingeben.
  • Ein bereits abgeschlossenes Rasterzeugnis kann nicht erneut abgeschlossen werden – „Abschließen" wird ausgeblendet.
  • Das archivierte PDF ist das gescannte, unterschriebene Original; es kann direkt angesehen oder heruntergeladen werden.
  • Lernziele, Evaluierungen und Termine werden je Ausbildungsabschnitt geführt – im Personendetail unter „Ausbildungsabschnitte" beim jeweiligen Abschnitt aufklappbar („📂 Inhalte dieses Ausbildungsabschnitts"). So bleiben bei mehreren Abschnitten (z. B. Wiederkehrer:innen / verschiedene Module) die Inhalte sauber getrennt.
  • Ein archiviertes Rasterzeugnis kann bei Bedarf korrigiert werden (Anforderung der Ärztekammer, Datums-/Feldkorrektur, fehlende/zusätzliche Unterschrift …): „✏️ Korrektur starten“ (Passwort) → korrigieren / neuen Scan hochladen → „🗂️ Erneut archivieren“. Jede Korrektur erzeugt eine neue datierte Archiv-Version; alle früheren Versionen bleiben einsehbar, rechtsverbindlich ist die jüngste. Sekretariat und AOA können dies mit eigenem Passwort durchführen.
  • Wiederkehrer:innen: Für eine neue Rotation lässt sich eine bereits abgeschlossene Person wieder öffnen und ein neuer Ausbildungsabschnitt anlegen – ohne Passwort (Sekretariat/AOA). Bereits abgeschlossene Abschnitte bleiben dabei schreibgeschützt und können bei Bedarf einzeln mit Passwort wieder geöffnet werden.

Rotationsarzt anlegen

Persönliche Daten

Stammhaus

Rotation bei uns

„Automatisch" leitet Geplant / Laufend / Überfällig aus Beginn & Ende ab. Abgeschlossen wird über „Rotation abschließen" gesetzt.

Rotationsarzt Details

🔒 Rotation abgeschlossen – schreibgeschützt. Zum Bearbeiten die Rotation über „✏️ Bearbeiten" (Status ändern) wieder öffnen.

Ausbildungsabschnitte bei verschiedenen Abteilungen

Ausbildungsabschnitt

Bestimmt das Rasterzeugnis des Ausbildungsabschnitts. Für Gast/Hospitation/Sonstiges „Allgemeine Ausbildungsbestätigung" wählen.
„Automatisch" leitet Geplant / Laufend / Überfällig aus Beginn & Ende ab. „Abgeschlossen" erfolgt über „Abschnitt abschließen".

Lernziel

📅 Evaluierungstermin

🔓 Ausbildungsabschnitt öffnen

Dieser Ausbildungsabschnitt ist abgeschlossen. Zum Bearbeiten bitte das Passwort erneut eingeben.

✏️ Nachträgliche Korrektur

Dieses Rasterzeugnis ist archiviert. Zum Korrigieren (Datum/Feld) oder Hochladen eines neuen unterschriebenen Scans bitte das Passwort eingeben. Die bisherige Version bleibt als datierte Variante erhalten.

🗂️ Erneut archivieren – neue Version

Der aktuell hochgeladene Scan wird als neue, datierte Archiv-Version festgeschrieben (rechtsverbindlich ist die jüngste). Bitte den Korrekturgrund angeben.

📋 Vollständige Evaluierungsbesprechung

Abschnitt 1 von 17

1. Allgemeine Angaben

Nach dem Speichern wird eine E-Mail an den/die Rotationsarzt/ärztin gesendet, um die Selbsteinschätzung (Abschnitt 11) vor dem Gespräch auszufüllen.

2. Rückblick auf letzten Weiterbildungsplan

3. Dokumentation / Logbuch-Überprüfung

4. Erworbene Kompetenzen im Evaluierungszeitraum

5. Fachliche Kompetenzen

Bewertungsskala: 1 = Entwicklungsbedarf, 2 = Teilweise erfüllt, 3 = Erfüllt Erwartungen, 4 = Übertrifft Erwartungen

6. Kommunikative Kompetenzen

Bewertungsskala: 1 = Entwicklungsbedarf, 2 = Teilweise erfüllt, 3 = Erfüllt Erwartungen, 4 = Übertrifft Erwartungen

7. Soziale Kompetenzen / Teamfähigkeit

Bewertungsskala: 1-4

8. Verantwortung & Selbstständigkeit

Bewertungsskala: 1-4

9. Wissenschaftliche Tätigkeit

10. Kritische Ereignisse / Zwischenfälle

Warum wichtig: Fehlerkultur fördern. Aus Fehlern lernen. Patientensicherheit verbessern.

11. Selbsteinschätzung des Assistenzarztes

12. Belastung, Stress und Bewältigungsstrategien

⚠️ Wichtig: Diese Frage sollte der/die Arzt/Ärztin VOR dem Gespräch in Ruhe für sich beantworten. Vertraulichkeit zusichern!

13. Weiterbildungsplan für den nächsten Evaluierungszeitraum

14. Konkrete Zielvereinbarungen

Ziel 1
Ziel 2
Ziel 3

15. Bewertung durch den/die Ausbildungsverantwortliche/n

16. Verbesserungsvorschläge

17. Nächstes Evaluierungsgespräch

Zusammenfassung

Die Evaluierungsbesprechung wurde durchgeführt. Nach dem Speichern kann ein PDF für die Unterschrift erstellt werden.

⚡ Kurzes Zwischengespräch

Bewertungen (1-4)

📅 Anstehende Evaluierungstermine

Abteilung

Erscheint im Rasterzeugnis (Punkt 12) als Unterschrift „Ausbildungsverantwortliche(r)".
Wird im Rasterzeugnis als „Krankenanstalt/Abteilung" vorbelegt.
Wird in der Basisausbildung als Unterschrift „Ärztliche(r) Leiter(in) der Krankenanstalt" vorbelegt.
Empfänger der Benachrichtigung, wenn eine Ärzt:in ein Rasterzeugnis dieser Abteilung einreicht. Nur als aktiv markierte Adressen erhalten die Mail. Den Versandmodus (nur eigene Abteilung / alle gemeinsam) legen Sie unten in den Einstellungen fest.

Ausbildungsverantwortlicher

Neues Rasterzeugnis erstellen

Für diesen Ausbildungsabschnitt ist noch kein Typ gesetzt – bitte wählen.

Rasterzeugnis Details

✍️ Rasterzeugnis unterschreiben

Mit dem Bestätigen wird Ihr Name als Unterschrift gespeichert. Die eigentliche Unterschrift erfolgt auf dem gedruckten PDF-Dokument.

Neuer Benutzer

Leer lassen, um das bestehende Passwort beizubehalten.

📄 Vorschau

🔒 Abgeschlossene Rotation bearbeiten

Diese Rotation ist abgeschlossen. Zur Bearbeitung bzw. Reaktivierung bitte Ihr Passwort erneut eingeben.

📋 Vorbereitetes PDF hochladen

ℹ️ Hinweis: Laden Sie hier das vorbereitete PDF hoch, das bereits mit administrativen Daten ausgefüllt wurde. Der/die Rotationsärzt:in wird dieses PDF als Vorlage zum Ausfüllen erhalten.

🔑 Passwort ändern

🗂️ Gescanntes PDF hochladen

ℹ️ Hinweis: Laden Sie hier das gescannte PDF mit allen Unterschriften hoch (inkl. Unterschrift der Ärztlichen Leitung).

📤 Korrigierte Version hochladen

ℹ️ Korrektur: Laden Sie hier eine korrigierte Version des ausgefüllten PDFs hoch. Diese ersetzt die vom Rotationsärzt:in hochgeladene Version.

🗑️ Rasterzeugnis löschen

⚠️ Achtung: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle zugehörigen Daten (Einträge, Unterschriften, PDF) werden unwiderruflich gelöscht.

Evaluierung unterschreiben

Mit dem Bestaetigen wird Ihr Name als Unterschrift gespeichert.

Allgemeine Ausbildungsbestätigung

📧 E-Mail prüfen und senden

Rasterzeugnis – Formular